Zusammenarbeit mit der
Alles Grundlegende für eine erfolgreiche Geschäftsbeziehung mit der DFS Aviation Services
XRechnung
Informationen für Lieferanten und Dienstleister zur XRechnung
Die DFS Aviation Service GmbH (DAS) ist als subzentraler öffentlicher Auftraggeber an die E-Rechnungsverordnung gebunden und verarbeitet strukturierte elektronische Eingangsrechnungen ausschließlich im Format XRechnung. ZUGFeRD-Rechnungen werden von der DAS nicht verarbeitet.
Bitte beachten:
Ab dem 1. Januar 2027 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich die Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen im Sinne des § 14 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) verpflichtend. Die Rechnung muss die erforderlichen steuerlichen Angaben entsprechend dem § 14 Abs. 4 UStG in seiner aktuellen Fassung und zusätzliche Angaben (siehe unten) enthalten.
Bitte übermitteln Sie Ihre Rechnungen spätestens ab dem 1. Januar 2027 ausschließlich im aktuell gültigen Format XRechnung an uns. Die E-Rechnungen senden Sie bitte an die E-Mailadresse invoice(a)dfs-as.aero.
Wir sind gezwungen, nicht den rechtlichen und technischen Anforderungen genügende Rechnungen zurückzuweisen und Zahlungen bis zur Übermittlung einer ordnungsgemäßen Rechnung zurückzuhalten.
Bitte beachten Sie bei der Rechnungsstellung folgende Vorgaben:
- Übermitteln Sie Ihre DFS-Eingangsrechnungen, Rechnungskorrekturen, Stornorechnungen oder Gutschriften zu DAS-Eingangsrechnungen im Format XRechnung ausschließlich an folgende E-Mailadresse: invoice(a)dfs-as.aero.
- Die Leitweg-ID der DFS ist 993-80165-64.
- Die Umsatzsteuer-ID (für das Reverse Charge Verfahren) lautet DE245816487.
- Die E-Mail muss unverschlüsselt und darf nicht digital signiert sein.
- Die E-Mail darf nur eine XRechnung als XML-Datei entsprechend der Norm EN 16931 enthalten. Die E-Mail enthält keine weiteren Anhänge.
- Die DAS akzeptiert nur XRechnungen in der jeweils gültigen Version der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Die Lieferanten der DAS sind verpflichtet, sich eigenständig zu informieren, beispielsweise hier.
- Rechnungsanlagen sind in den Datensatz der XRechnung einzubetten.
- Eingebettete Rechnungsanlagen werden in folgenden Formaten akzeptiert: PDF, CSV, XLSX (Excel), PNG, JPEG, TXT, DOCX (Word) und Open Text.
- XRechnungen mit Bestellbezug müssen die Bestellnummer 26/27-XXX (jeweils 5-stellig) im Feld BT-13 enthalten.
- Bei Rechnungen ohne Bestellbezug ist der Name des Bestellers einschließlich seiner E-Mailanschrift in den Feldern BT-56 und BT-58 anzugeben. Soweit bekannt, sind diese durch eine Organisationseinheit oder Kostenstelle zu ergänzen.
- Die E-Mail mit der XML-Datei und allen eingebetteten Anlagen darf eine Größe von maximal 50 MB nicht überschreiten.
- Die E-Mail wird vom Rechnungseingangssystem der DFS einer Formatprüfung unterzogen. Andere Formate als XML (z. B. Word, PDF oder ZUGFeRD) führen zu einer Ablehnung der Rechnung. Die Rechnung ist in diesem Fall erneut im richtigen Format zuzusenden.
- Belege im Format XRechnung, die in einer anderen Form bzw. an eine andere als die o. g. E-Mailadresse an die DFS übermittelt werden, gelangen nicht in den weiteren Rechnungsbearbeitungsprozess der DFS und können somit nicht beglichen werden.
Bei fachlichen oder technischen Rückfragen bitten wir Sie, mit uns unter folgender E-Mailadresse Kontakt aufzunehmen: accounts-payable(a)dfs-as.aero.
Vor Versand einer XRechnung empfehlen wir Ihnen zu kontrollieren, ob diese den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Hierzu dient beispielsweise folgender Link: E-Rechnungs-Validator. Informationen zur XRechnung finden Sie hier: XRechnung – XStandards Einkauf.
Ein optimierter Rechnungsverarbeitungsprozess verkürzt die Bearbeitungsdauer Ihrer Rechnung und erlaubt eine vertragsgemäße Zahlung Ihres Rechnungsbetrages. Die Rechnungsqualität ist entscheidend für die Erzielung eines hohen Automatisierungsgrades und gleichzeitig der Garant zur Reduzierung manuellen Aufwands auf beiden Seiten.
Rechnungsstellung und Rechnungsbearbeitung
Bitte achten Sie darauf, dass Ihre Belege alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben gemäß Umsatzsteuergesetz in seiner aktuell gültigen Fassung und alle vertraglich geforderten Angaben und Nachweise gemäß DFS-Bestellungen des Einkaufs der DFS, z. B. Abnahmeprotokolle, Stundennachweise, enthalten. Die Belege sind deutlich als Rechnung, Rechnungskorrektur oder Gutschrift benannt. Die aktuelle Bankverbindung (IBAN und BIC) ist zwingend auf der ersten Seite des Belegs anzugeben.
DFS-Eingangsrechnungen mit Bestellbezug
Ihre Belege müssen zwecks eindeutiger Zuordnung einen sachgerechten Hinweis auf die entsprechende Bestellung enthalten.
Als Rechnungsanschrift ist die in der Bestellung hinterlegte Anschrift zu verwenden, um Verzögerungen bei der Bearbeitung zu vermeiden.
Beispiel
DFS Aviation Services GmbH
Kreditor Abteilung
Max Mustermann, max.mustermann@dfs.de
Heinrich-Hertz-Straße 26
63225 Langen
Auf der ersten Seite der Rechnung muss zwingend die von der DAS übermittelte Bestellnummer vermerkt sein. Eine Rechnung bezieht sich nur auf genau eine Bestellung (keine Rechnungen mit Rechnungspositionen für mehrere Bestellungen).
DFS-Eingangsrechnungen ohne Bestellbezug
Ihre Belege müssen zwecks eindeutiger Zuordnung einen sachgerechten Hinweis auf den bestellenden Fachbereich bzw. den Rechnungsempfänger bei der DAS enthalten. Als Rechnungsanschrift ist neben der entsprechenden DAS-Anschrift auch der Vor- und Zuname des Bestellers bzw. Rechnungsempfängers sowie die DAS-Organisationseinheit anzugeben. Fehlen diese Angaben, kann die Rechnung nicht bearbeitet und somit auch nicht beglichen werden.
Beispiel
DFS Aviation Services GmbH
Kreditor Abteilung
Max Mustermann, max.mustermann@dfs.de
Heinrich-Hertz-Straße 26
63225 Langen
Bitte beachten Sie, dass Ihre Belege ohne die erforderlichen Angaben nicht bearbeitet werden können und wir die Belege zu unserer Entlastung zurücksenden.
Ein optimierter Rechnungsverarbeitungsprozess verkürzt die Bearbeitungsdauer Ihrer Rechnung und erlaubt eine vertragsgemäße Zahlung Ihres Rechnungsbetrages. Die Rechnungsqualität ist entscheidend für die Erzielung eines hohen Automatisierungsgrades und gleichzeitig der Garant zur Reduzierung manuellen Aufwands auf beiden Seiten.
Bitte berücksichtigen Sie, dass die Rechnungsqualität ein wesentlicher Bestandteil unserer Lieferantenbewertung ist.
Weitere Informationen für Lieferanten und Einkauf
Hier finden Sie alles rund um die Liefer- und Einkaufsbedingungen in der Zusammenarbeit mit der DAS.
Sowohl der Lieferantenkodex als auch unsere Einkaufsbedingungen gelten im gesamten Konzern der DFS Deutsche Flugsicherung, und damit auch bei uns.
Die jeweiligen Bedingungen finden Sie unter den folgenden Links:
Geschäftsbedingungen für unsere Kunden
An dieser Stelle finden Sie die Geschäftsbedingungen der DFS Aviation Services.
Die jeweiligen Bedingungen finden abhängig von der Vertragsart Anwendung und sind folgend als PDF in der aktuell gültigen Version abrufbar:
Geschäftsbedingungen (Dienstvertrag)